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女性の皆さん、特に20代、30代の女性の皆さんから抜群の人気を誇る職種と言えば、昔も今も正社員の事務職です。オフィスワークには根強い人気があるのです。

一般的に転職では「即戦力」が求められるため、事務職に転職を図る場合には事務職経験者の方が有利になる側面があります。そのため事務の実務経験がないという方が事務職へ転職を実現するには、未経験をカバーするスキルがあることが望ましいと言えます。

そのスキルとしてとりわけ重要であり、また、スキル次第で転職に有利になってくるものが「PC(パソコン)スキル」です。企業の求人情報には「データ入力、パソコン入力程度できる方」などど書いてあることも多いですが、それを真に受けて未熟なスキルのまま転職活動に挑んでも内定を勝ち取ることは難しいでしょう。全くパソコンに自信の無い方は、短期のパソコンスクールなどに行って、まず基礎から学ぶことをおすすめします。

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では正社員事務職への転職を目指す場合、どのようなパソコンスキルが有利になってくるのか、詳しくご紹介して参ります。

事務職で必要なPC(パソコン)スキルは事務職区分でそれぞれ異なってくる!

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一般企業における事務職は一括りで「事務(職)」と呼称される場合が多いのですが、実は事務職は所属する部署によって求人欄などで区分されている場合が多く見られます。

また、それら区分ごとに求められるパソコンスキルにもそれぞれ差異や特徴があります。

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そこで一般企業における事務職の代表的な区分を紹介すると共に、それぞれの区分で特に必要とされる、あるいは転職時に有利になってくるパソコンスキルをそれぞれのご紹介することに致します。

経理事務

一般企業で主に経理部や会計部、財務部といった部署に所属し、それらの部署において主に企業の経理や会計に関する事務ワークを行う事務職のことを特に指します。

a_085-1主な仕事内容は企業が発行する伝票入力や、受け取った請求書などの仕訳を中心とした経理業務となりますが、会社によっては各部署の事務担当者と連携して小口その他の現金の入出金管理などを行ったり、経理部長や財務部長の秘書的な業務を担う場合などもあります。

経理事務で求められるパソコンスキル

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エクセル

経理事務においてマイクロソフト社のエクセルは必須中の必須ソフトと言えます。経理事務におけるエクセルの意味は、運転業務に例えるなら運転免許証のようなものと言っても過言ではありません。ほとんどの求人の応募資格に「Excelの基本操作は必須」と書いてあるのではないでしょうか。

そのため、経理事務未経験で尚且つエクセルスキルがないとなれば、即戦力が問われる正社員事務職への転職はかなり厳しくなってしまうとの覚悟が必要です。もしエクセルのスキルに不安があるという方は徹底的に習得することを推奨致します。

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なお、転職において必ずしも資格が必要という訳ではありませんが、実力を客観的に証明できる手段としてマイクロソフトオフィススペシャリストの上位資格「エキスパート」をエクセルで取得しておくことも一つの方法です。

転職の際、応募書類の特技欄に記入できますし、何より自身の実力を把握する上でも役立つからです。

経理ソフト

経理事務の経験がなくとも経理ソフトを自由自在に操れるというなら、かなり転職時にアピールできる長所となってきます。

ただし経理ソフトは複数の種類があり、企業によって採用しているソフトが異なりますので一種類だけの場合、その企業が使用しているソフトと一致していなければ、それほどの評価にならない場合もあります。

それだけに、企業での採用実績が高い複数の経理ソフトに精通しておくとかなりつぶしが利きますし、何より色々な経理ソフトに対応できるスキルがあることの証明にもなります。

そこで、経理ソフトについては一社のソフトだけでなく、次にご紹介する代表的な経理ソフトについても習得しておくことをオススメ致します。

・弥生会計

・ソリマチ会計

・PCA会計

営業事務

事務職といっても、営業事務は他の事務と一線を画します。

a_085-1営業事務は営業部隊の裏方として、営業マンのバックアップを行うことが主な役割です。具体的にはお客様へ提示する請求書や見積書、プレゼン資料の作成を行ったり、営業マンが不在時には営業マンに代わって電話で顧客応対などを行ったりすることです。

営業事務で求められるPCスキル

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営業事務で求められるパソコンスキルには次の三大オフィスソフトがあげられます。

・Word(ワード)

・Excel(エクセル)

・Power Point(パワーポイント)

取引先への挨拶状や会議資料など、文書作成に欠かせないWord(ワード)は事務職に就くなら入力などの基本操作は出来て当然の必須アイテム。エクセルと同様、事務職の仕事がしたければ何よりまず押さえておきたいスキルです。しかし、他の求職者よりも一歩リードしたいならもう一つ押さえておくべきでしょう。

その鍵となるのが「パワーポイント」です。

特にノートパソコンなどを使用して営業マンがプレゼンテーションを行っている企業の場合には、単なる操作技術の他に美しいデザイン力やアニメーションによる演出センスなども必要になってきます。

そのため、未経験から営業事務を目指す場合にはエクセルやワードは勿論、パワーポイントについて高度なデザイン力や操作スキルがあることがアピールできれば、特にプレゼン資料の品質にこだわる企業に対しては大きなアピールポイントとなります。

また、近年ではプレゼン資料に画像データや写真データを含んだものが増大していますが、それら画像や写真を美しく見せるにはパワーポイントだけでは限界があります。

そのため、特にデザイン性にこだわる企業ではパワーポイントだけでは満足せず、アドビ社の二大グラフィックソフト

・Adobe Photoshop (フォトショップ)

・Adobe Illustrator (イラストレーター)

も、活用するケースが見られるようになりました(例えばIT系企業の営業部門など)。

そのため、フォトショップやイラストレーターに対する操作スキルがあれば、それらを営業資料作りで活用している営業部門の事務職を目指す場合には大きなアドバンテージになってきます。

広告宣伝事務

企業の広告宣伝部門や広報部門に所属して、広告宣伝に関する事務ワークを手掛けることになるのが、広告宣伝事務です。

a_085-1広告宣伝部はマスコミ各社や出版社、印刷会社などの対外交渉が頻繁に行われると共に、営業部門同様、広告宣伝や会社の広報において常に企画・提案が繰り返される部門ですので、それら企画、提案のアシスタント業務として一般的な事務ワーク以外では各種のプレゼン資料作成の支援も求められます。

広告宣伝事務で求められるパソコンスキル

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広告宣伝部門の事務職でも、営業事務同様のパソコンスキルが求められると考えて構いません。

・ワード

・エクセル

・パワーポイント

・イラストレーター

・フォトショップ

オフィス三大ソフトと言われるワード、エクセル、パワーポイントは転職の際訴求できるパソコンスキルと言うより、このソフトに対する操作スキルがなければ実務経験がない場合、かなり条件として不利になってくると考えた方が良いと言えます。

中でもプレゼン資料作成においてパワーポイントのスキルは重要です。基礎的な操作レベルではなく、転職において評価されるためにはやはり高度なスキルを身につけておくことが肝要です。

また、特に大手企業の広告宣伝部では広告原稿などでAIファイル(アドビイラストレーターによって作成された画像ファイル)を取り扱う機会もかなり多くなります。

それだけにアドビ社のイラストレーターとフォトショップに関する操作スキルがあれば重宝されますので、中途採用において一定の評価を受ける可能性が高まります。

総務事務、その他一般事務

その他にも総務事務、人事事務、法務事務など、企業の部門ごとに事務職を区分する場合もありますが、大手企業以外では営業や経理以外は全て一般事務として呼称している場合も少なくありません。

a_085-1ではその他部門の一般事務はどのような職務が主な仕事になるかと言えば、各部門の小口入出金を管理したり、書類を整理、ファイリングしたり、各種の契約書や見積書、もしくは所属部門の社員に関する人事上必要となる届出書類を作成するなど、幅広い職務を担えることが要求されます。

一般事務で求められるPCスキル

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一般事務で必須といえるのが、

・ワード

・エクセル

・パワーポイント

のやはり三大オフィスソフトです。

特に総務部では社内向けのプレゼン資料を作成する場合もあり、そのような面でパワーポイントで高度なスキルを身につけていることをアピールできれば、事務未経験者であってもパワポでの社内資料作りを熱心に取り組んでいる企業から高く評価されます。

しかし、三大ソフトは必須ソフトと言えるため、それほど決定的な差別化スキルとはなりにくい面があります。

そこで、次のようなパソコンスキルがあれば採用担当者から「頼りになるパソコンスキル」があると評価され、採用時の加点となってくる可能性が高まります。

・OSの各種設定(特にネットワークやセキュリティー、ハードウエア)に関するスキル

・パソコントラブル時の対応力

皆さんも十分御承知の通り、パソコンはOSが定期的に更新されることも手伝ってしばしば様々なトラブルや不具合が生じる場合があります。

加えて新しく周辺機器を買い足したり、ネットワーク環境を変更したりした場合には様々な設定変更が求められる場合があります。

そうしたOS設定に関する知識やスキル、パソコン不調時でも一定の対処ができるスキルや知識を有していれば、パソコンについて明るい男性社員がとても少ない職場などでは活躍が見込まれ、採用される可能性が高まります。

事務職を目指す上で最も大切なのは人間性

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以上、未経験者が正社員の事務職を目指す場合に、人より優れたパソコンスキルを持つことによってアピールできるものを中心にお伝えしましたが、ではご紹介したようなスキルがあれば必ず採用されるかと言えば、残念ながらそうではありません。

これは事務職に限りませんが、人を採用する上で最も重視されるものはやはり「人間性」です。

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特に事務職はマナーや社会性を身につけているか、社会人として適切な人格を備えているかは重視されますので、パソコンスキルと同様に自身の社会人としての常識やマナー、人間性を磨く努力も決して忘れないようにしてください。

最初から正社員になれなくても、派遣期間を経てから正社員へという紹介予定派遣の選択肢もあります。いろいろな事を見据えて派遣会社へ登録するということも視野にいれ、自分に合った転職活動をして下さい。
 

 

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