事務職に転職するために有利な資格やスキルを事務業務別に紹介

女性の皆さん、特に20代、30代の女性の皆さんから抜群の人気を誇る職種と言えば、昔も今も正社員の事務職です。オフィスワークには根強い人気があるのです。

一般的に転職では「即戦力」が求められるため、事務職に転職を図る場合には事務職経験者の方が有利になる側面があります。そのため事務の実務経験がないという方が事務職へ転職を実現するには、未経験をカバーするスキルがあることが望ましいと言えます。

そのスキルとしてとりわけ重要であり、また、スキル次第で転職に有利になってくるものが「PC（パソコン）スキル」です。企業の求人情報には「データ入力、パソコン入力程度できる方」などど書いてあることも多いですが、それを真に受けて未熟なスキルのまま転職活動に挑んでも内定を勝ち取ることは難しいでしょう。全くパソコンに自信の無い方は、短期のパソコンスクールなどに行って、まず基礎から学ぶことをおすすめします。

では正社員事務職への転職を目指す場合、どのようなパソコンスキルが有利になってくるのか、詳しくご紹介して参ります。

事務職の具体的な仕事内容とは

事務職は必要書類を作成をしたり、電話応対や来客対応など、ジャンルに縛られず細かい仕事を担当します。一言でまとめると、社員のサポート業務です。会社に利益を出すのではなく、社員が気持ちよく働くためのアシスタントと考えましょう。

営業部の事務職であれば見積書や請求書の作成、経理事務であれば伝票整理も仕事の1つです。規模の小さな会社の場合、すべての業務を担当することもあります。

もちろん職場によって違いますが、基本的には書類作成・電話・来客対応などが多いようです。

事務職に向いている性格と向いていない性格

事務職の仕事は、細かい作業がたくさんあります。数字のデータ入力をはじめ、1つ１つの仕事がきちんと正確にできる人は、うまく仕事ができるでしょう。見やすさ・使いやすさを考えながら書類を作成するスキルも必要です。事務職は縁の下の力持ち！臨機応変に対応でき、機転がきく人にはぴったりの仕事です。

しかし1つのことを集中してできない人や、じっと座っていることが苦手な人には向いていないかもしれません。簡単に作成できる書類だけでなく、1日かかるタイプもあります。事務職の業務内容はたくさんありますが、1日の大半をデスクで過ごします。コツコツと作業ができない人は苦痛に感じるでしょう。また社員はもちろん、初対面の来客者とコミュニケーションをとるシーンが多いため、人見知りにさんには難しいかもしれません。

事務職の転職を成功させるために必要なこと

事務職は今も昔も人気の職種！OA資格は必須項目ですが、人間性も重視されます。事務職は各部署からさまざまな仕事の依頼がきます。特定の社員のサポートをするのではありません。事務職の転職は、仕事ができて当然の世界です。効率よく作業できるスキルや、仕事の依頼をしやすい人間性が必要となります。少し複雑な仕事を頼みやすい＆作業を正確かつスピーディーにできる人材は、事務職の転職に成功しやすいです。

事務職の転職は仕事ができて当たり前と思われがち！スキルと人間性を磨くことが必須です。

事務職に求められること

1.スキル

事務職の仕事をする上で、スキルは必須項目です。ワードやエクセルはもちろん、メール機能を正しく使えるといいでしょう。

とくにワードは文字入力だけでなく、見やすいフォント・サイズを考えて使えるようにしましょう。

2.コミュニケーション能力

事務職は、社内・社外問わず、人と関わる機会がたくさんあります。コミュニケーションをとれなければ、仕事もうまくいきません。意思疎通がしっかりできていないと、正確な書類も作れません。また来客者と接する機会が多いため、会社の顔としての一面を持ちます。社員も来客者にも愛想よく接することが必要なのです。

3.即戦力

転職の場合、とにかく即戦力が重要視されます。会社の利益をあげるために必要な部署ではなく、社員・会社運営サポートがメインの仕事だからです。事務職は技術職とは違い、特別なスキルは必要ありません。会社によって仕事内容は違うかもしれませんが、どこの企業も統一してワードやエクセルを使用します。だからこそ即戦力が求められるのです。

事務職さん聞いてみた！自己PRに役立った資格(スキル)ランキング

事務職で必要なスキルは通信教育やスクールをはじめ、独学でも取得できます。そこで、実際事務職の転職に成功した人に【持っていてよかった＆実際によく使うスキル】をリサーチしてランキングにしました。（※学習費用はユーキャン参照）

1.簿記

特徴

簿記は帳簿をつける資格で、経理事務には欠かせない資格です。3級は経理の基本スキルや青色申告が作成ができる程度、2級はさらに財務諸表の作成も可能スキルが身につきます。履歴書に書くのであれば、2級を取得するといいでしょう。

自己PRポイント

簿記の資格を取得できる＝企業の決算書作成スキルがあるとみなされます。書類作成時に仕組みが理解できていると、見やすい書類の作成ができます。簿記ルールに基づいて正確かつ、スピーディーな仕事ができることをアピールしましょう。

実際の口コミ

・高校生のときに簿記を取得していたので、重宝しました。書類の見方が最初から理解できたので、仕事も早く覚えられました。(29歳/もんちゃん）

・面接のときに「今からでもいいから、簿記3級をとれば採用できる」と言われて通信講座でとりました。小さな町工場でも3級があるとないとでは全然違います。(31歳/めめ）

・毎日1時間程度の勉強で資格は取れます。大手企業の転職を狙うなら2級は絶対必要です。ただでさえ競争率が高い事務職なので、他で差をつけないと目にとまりません。(25歳/fu-fu)

2.MOS

特徴

MOSは、マイクロソフトオフィス製品の操作ができることを証明する資格です。ワード・エクセル・パワーポイント・アクセス・アウトルックなどの事務仕事では欠かせないソフトが対象になります。パソコンスキルを客観的に証明できるので、人事担当者の採用目安にもなります。

自己PRポイント

MOSので合格できる＝効率的に作業ができる証明になります。生産性のアップに貢献できるため、入社後は即戦力として活躍できることをアピールしましょう。

実際の口コミ

・MOSを取得するだけで、スキルや知識をもっていると判断されて頼りにされます。書類作成スピードも早くなったので、上司から褒められることが増えました。(34歳/かっちゃん）

・面接のときに「MOSって何？」と聞かれました。まだ認知されていなかったのか、説明をしたらとても興味を抱いてもらえて「来週からお願いしたいんだけど」とその場で採用されました(26歳/mana)

・転職したあとにMOSを取得しました。かなり使える資格だと思います。仕事の効率化が認められて、私以降に来る事務の採用基準に『MOS所持者優遇』と書かれるようになりました。(31歳/Pちゃん）

3.TOEIC

特徴

資格ではなく、英語の理解度・スピーチ力をスコアに表すものです。点数が高いほど、英語の理解力が証明されます。TOEICは貿易やグローバル系企業の事務職では必須項目といっても過言ではありません。

自己PRポイント

履歴書に書けるTOEICの点数は600点以上です。600点がとれる＝日常生活やビジネスシーンで問題なく英会話ができるレベルです。TOEICは2時間かけて行うテストで、集中力と回答スピードが重要視されます。このテストで600点以上取れた事実や、仕事に対して正確かつ効率よく作業ができることもアピールしましょう。

実際の口コやミ

・TOEICスコア850点です。貿易事務なので点数はかなり重視されました。英文書類の作成も任されるので、必須スキルだと思います。(30歳/千紗）

・グローバル展開をしている会社であれば、応募資格書いてなくてもTOEICスコアをかけるくらいの英語力は見られています。必ず受けましょう。(35歳/nobu)

・何も考えずにTOEICを受けましたが、入社後に「英語ができるならこれもお願いしたい」と任される仕事が増えました。かなり充実して仕事ができています。(29歳/まる）

4.秘書技能検定

特徴

秘書技能検定は、基本的なビジネスマナーを理解しているか？を判定する検定です。電話やメールをはじめ、来客者に正しい対応ができるスキルを身につけることができます。秘書技能検定を持っている＝マナーを知っていて人柄がよいと思われることが多いようです。

自己PRポイント

秘書技能検定の3級は、基本的なビジネスマナーを理解し、2級になると秘書業務ができるほどの知識・技能を持っているとみなされます。事務職は来客対応をするシーンが多いため、適切な対応ができることをアピールしましょう。

実際の口コミ

・事務職こそ、秘書技能検定は必須です。電話対応で1日終わることもあるので、正しい言葉づかいを知らないと恥をかきますよ。(37歳/miharu)

・お茶出しのシーンはそんなにないですが、メール対応や電話は毎日のことなので、ビジネスマナーを知っていてよかったなと思うことが頻繁にあります。(29歳/あんり）

・現場では3級の知識でも活躍できますが、履歴書に書くなら2級は取っておいた方が転職には有利かな？と思います。(33歳/mariko)

5.文書情報管理士

特徴

社内情報を、電子化対応できるスキルを持っていることが証明できる資格です。大量の書類を整理する能力を持ち、会社情報・個人情報に関する法律の理解力を試されます。有効期間は5年間で、更新制度がある資格です。常に最新の情報・法律を理解しているとみなされ、大手企業では重宝されるスキルなのです。

自己PRポイント

他の事務系資格に比べると、認知度が低い資格ではありますが、官公庁・自治体では非常に重視されています。書類を安全に保管する知識や、文書管理に関するプロフェッショナルであることをアピールしましょう。

実際の口コミ

・ほとんどの会社がペーパーレス化が進んでいるので、この資格に注目しました。上がってきた紙書類をデータ化できるので、仕事の需要があります。(35歳/konapi)

・これからの時代、事務職は誰にでもできる仕事じゃなくなります。一歩先の資格として絶対とっておいたほうがいいです。スキャナの読み込みやサイズ規格について知識をつけると即戦力になれます。(27歳/かえる）

・データ化に伴い、個人情報流出に関する文書管理はとても大変です。文書管理は法律に基づいて行うので、ただの事務よりも使える人材として認識してもらえます。(34歳/PECO)

事務職でも英語を自己PRすることは可能？

事務職は、スキルさえあれば誰でもできる仕事と言われています。一般的な事務職の場合、英語を使うシーンはないかもしれませんが、職種によって英語をフル活用することもあります。むしろ英語が使えれば、一般事務以外の事務職も選択肢として考えられるのです。っまり事務職でも英語は自己PRになるということです。

英文事務・英文経理・貿易事務・翻訳事務は、英語力が必要とされる職種です。TOEICの点数をアップしたり、ワーキングホリデー経験・英語を使ったアルバイト実績などを合わせて自己アピールすると◎！

事務職の種類別に必要な資格を紹介

一般企業における事務職は一括りで「事務（職）」と呼称される場合が多いのですが、実は事務職は所属する部署によって求人欄などで区分されている場合が多く見られます。

また、それら区分ごとに求められるパソコンスキルにもそれぞれ差異や特徴があります。

そこで一般企業における事務職の代表的な区分を紹介すると共に、それぞれの区分で特に必要とされる、あるいは転職時に有利になってくるパソコンスキルをそれぞれのご紹介することに致します。

経理事務

一般企業で主に経理部や会計部、財務部といった部署に所属し、それらの部署において主に企業の経理や会計に関する事務ワークを行う事務職のことを特に指します。
主な仕事内容は企業が発行する伝票入力や、受け取った請求書などの仕訳を中心とした経理業務となりますが、会社によっては各部署の事務担当者と連携して小口その他の現金の入出金管理などを行ったり、経理部長や財務部長の秘書的な業務を担う場合などもあります。

経理事務で求められるパソコンスキル

エクセル

経理事務においてマイクロソフト社のエクセルは必須中の必須ソフトと言えます。経理事務におけるエクセルの意味は、運転業務に例えるなら運転免許証のようなものと言っても過言ではありません。ほとんどの求人の応募資格に「Excelの基本操作は必須」と書いてあるのではないでしょうか。

そのため、経理事務未経験で尚且つエクセルスキルがないとなれば、即戦力が問われる正社員事務職への転職はかなり厳しくなってしまうとの覚悟が必要です。もしエクセルのスキルに不安があるという方は徹底的に習得することを推奨致します。

なお、転職において必ずしも資格が必要という訳ではありませんが、実力を客観的に証明できる手段としてマイクロソフトオフィススペシャリストの上位資格「エキスパート」をエクセルで取得しておくことも一つの方法です。

転職の際、応募書類の特技欄に記入できますし、何より自身の実力を把握する上でも役立つからです。

経理ソフト

経理事務の経験がなくとも経理ソフトを自由自在に操れるというなら、かなり転職時にアピールできる長所となってきます。

ただし経理ソフトは複数の種類があり、企業によって採用しているソフトが異なりますので一種類だけの場合、その企業が使用しているソフトと一致していなければ、それほどの評価にならない場合もあります。

それだけに、企業での採用実績が高い複数の経理ソフトに精通しておくとかなりつぶしが利きますし、何より色々な経理ソフトに対応できるスキルがあることの証明にもなります。

そこで、経理ソフトについては一社のソフトだけでなく、次にご紹介する代表的な経理ソフトについても習得しておくことをオススメ致します。

営業事務

事務職といっても、営業事務は他の事務と一線を画します。
営業事務は営業部隊の裏方として、営業マンのバックアップを行うことが主な役割です。具体的にはお客様へ提示する請求書や見積書、プレゼン資料の作成を行ったり、営業マンが不在時には営業マンに代わって電話で顧客応対などを行ったりすることです。