【保存版】仕事で時短【効率化】する為に生涯使えるマインドセット8選

【保存版】仕事で時短する為に思い出したい一生使えるマインドセット8選

仕事で時短をしていくためには、単に仕事を早く切り上げればいいというわけではありません。
人間、どうしても怠惰な方向、つまりだらだら残業になりがちなのです。

本気で仕事を早く終わらせられる人間になるためには、「マインドセット」の概念を意識して、時短のマインドセット方法を身につけていくことが大切です。

マインドセットが明確になり、自分の中に根付けば、注意しなくても習慣として時短仕事ができるようになります。ここでは、時短のためにできるマインドセットをいくつか紹介したいと思います。

時短する為にマインドセットを思い出すメリットはこれ!

  • 意外と意識しないで時間を浪費するマインドセットにとらわれています
  • 時短マインドセットを身につけるのはそれほど難しいことではありません
  • 個人ですぐに実践できるマインドセットも多いです
  • 「マインドセット」という言葉にひるまなくてOK、簡単な概念です

「マインドセット」とは「人間の思考の癖」である!

マインドセットとは

まず「マインドセットとは何?」という疑問に簡単にお答えします。

「マインドセット」とは簡単に言うと「人間の思考、考え方のクセ(癖)」です。
「心のあり方」と言い換えてもいいかもしれません。

意味を調べると「経験、教育、先入観などから形成される思考様式、心理状態。暗黙の了解事項、思い込み(パラダイム)、価値観、信念など」と長い定義が出てきますが、個人のマインドセットも組織のマインドセットも存在します。

身近な例で見てみると、長時間残業が耐えない職場で

  • 「残業するほど評価がよくなるから自分は残って仕事する」というのが個人のマインドセット
  • 「仕事は夜遅くまでみんなで残ってするものだ」とみんな残って残業する空気が組織のマインドセット

になります。

いくら個人の能力やスキルが上がり、既存の仕事を定時までに片づけられるようになっても、残業するマインドセットが変わらなければ

「ほかにできる仕事があるはずだ」(個人のマインドセット)
「仕事が足りないのかな?じゃあもっと仕事を振ろう」帰れない空気を醸し出す(組織のマインドセット)
となり、結局残業する文化が続いてしまいます。

残業を本気で減らすためには、「残業のマインドセット」から「時短のマインドセット」にチェンジさせないといけないんです。

今のままで変化できないのであれば、前向きな成長できるマインドセットを意識的に取り入れていく必要があります。

ちなみに

  • 「ぜいたくは敵だ」
  • 「大きいことはいいことだ」
  • 「お客様は神様です」

なども立派なマインドセットです。

「大きいことだ~」はお菓子のCMのキャッチコピーだったのが、いつの間にか高度成長期の価値観として共有されましたし、「お客様は~」は本来の意味ではなく「客に逆らわずに最大のサービスを」にマインドセットの意味が変わり、現在のカスハラの大きな要因になってしまいました。

マインドセットをなめていると、無意識のうちに自分たちの価値観が作られてしまうんです。

というわけで、以下では時短するためのマインドセットについて紹介していきたいと思います。
これが身に就けば、気が付いた時には残業ナシで定時に帰れる生活が当たり前になっているでしょう。

時短する為に思い出したいマインドセット8選

個人でできること

時短のために個人でできるマインドセット

1.「必要かも」と思う書類は敢えて捨ててしまおう

「この書類はいつか使うかもしれない」「また見るかもしれない」と思い、取って置き、机上やファイリングケースにたくさんたまっているケースがあります。

「また見るかもしれない」ものはほぼ「もう見なくても済むもの」です。

積極的に断捨離していかないと、「また見るかもしれない」が「この仕事はしておいた方がいいのかもしれない」になり、「もう少し残って残業した方がいいかもしれない」になります。

「絶対に必要だ」というもの以外を捨ててしまうことで、「かも」を減らして余計な、不要な仕事を考える余地すら消して、時短につなげることができます。

2.机上に書類を置かずにきれいにして帰る

筆者の経験上、仕事ができて早く帰っていた人の机は、電話とパソコンしかありませんでした。
1で書いたように断捨離ができていて、余計な使わない書類を持たないから、机上に物をためずに帰れます。

必要なものをわかりやすく収納できるから机上がきれいになり、必要な時にすぐに必要なものや情報を取り出すことができ、時短につながります。

意識的に机の上をきれいにするマインドセットができれば、自然と無駄な仕事を抱えることはなくなります。

逆に筆者が見ていて無能だと思っていた社員の特徴は、机上が資料の山になっている人ばかりでした。必要なものを探し出すのに時間がかかり、情報を取り出せないんです。何が無駄で何が必要か判断できないからこうなるわけで、当然無駄な残業も多いのです。

3.なるべく多くの社員と不利な情報を共有する

仕事が属人的になればなるほど、「この仕事は自分しかできない」と思い仕事を抱え込んでしまいます。
そのため時短せず、残業しても自分だけで片付けようと思ってしまいます。
「余人をもって代えがたき」仕事というのは皆無ではありませんが、それほど多くもありません。

また一人で抱え込んでしまうと、ミスをした時にも隠蔽や発覚の遅れにもつながります。
不利な情報も含めて、例えばメールをする際に上司や同僚をCCやBCCに入れるなどすれば、彼らにも責任を共有させることができます。

「お前らみんなでこの問題を解決しろ」という姿勢が、結果的に問題への集中的な取り組みを促し、時短につながっていきます。

4.その日のタスクを書きだす、付箋の利用

これは筆者の同僚だった人がやっていた習慣ですが、前日帰るときに翌日のタスクを付箋(ポストイット)に書きだし、机に貼って帰ります。

翌日は行う仕事を、付箋を見て順々に行い、終わると付箋をはがして捨てていきます。
これで「今日は何をすればいいのか?」という過程を省略することができ、行うべき仕事をスマートに片づけることができ、時短につながります。

全部付箋をはがした時点で、その日の「must」な仕事は終了。
あとは、翌日のタスクを付箋に書き、定時まで、「遊び」の部分を使って中長期的な仕事を行うことができます。
短期的な仕事と中長期的な仕事が明確になり、仕事の進め方に無駄がなくなります。

また、パソコンソフトでタスクを管理してもいいのですが、付箋の方が視線に入り目に見えますから、より「やらなければならないその日の仕事」が認識できます。アナログのいいところは活用しましょう。

余談ですが、付箋に各自が思っていることを書いて、どんどんボードに貼り付けて課題を発見するというアプローチもあり、意外とアナログなのにスグレモノなんです。

5.「昼寝」「仮眠」の習慣をつける

実際にベッドで寝ることはできませんが、この場合ランチ後に15分~20分程度自席で仮眠をとるイメージです。実際に眠らなくても目をつぶって伏せるだけでも大丈夫です。

人間の体内リズムの関係で、昼頃に脳に疲労を感じる物質が蓄積して仕事の効率が悪くなります。

昼寝、仮眠をすることで、午後の仕事などのパフォーマンスが上がります。
仮眠によって、大脳などの疲労が解消され、睡眠物質(睡魔)もなくなるため、集中力が増大し、不快感が減り、抑うつ感もなくなり、交感神経の乱れも落ち着いて能率が上がり時短につながります。

昼食を食べると、睡眠誘発物質(オレキシン)などが分泌され、ただでさえ眠くなるのですから、眠気を我慢せずに、実際の短時間眠ってしまった方が、睡眠誘発物質が解消されます。実は、仮眠は理に適ったシステムなんです。

昼寝、仮眠によって、結果として仕事の生産性、パフォーマンスは向上し、朝気持ちよく目覚めたときと同じ快適さで、即仕事へ取り組むことができます。実際に睡眠に落ちなくても、静かな環境で視界を遮り、リラックスした姿勢をするだけでも効果があります。

堂々と昼寝や仮眠をするくらいのマインドセットを身につけると、すごくシャキシャキと仕事ができて時短につながるはずです。

※参考文献
・岡田隆・廣中直行・宮森孝史,『生理心理学』サイエンス社,2016年,201頁~226頁。

組織でできること

時短のために組織でできるマインドセット

6.スケジュールを部内で共有する「見える化」

誰が何をしているのかわからないから、それに気を使って帰れないことがあります。
徹底した「見える化」によって、各自の仕事をすぐにわかるようにして、無駄な時間を減らしていきます。

もちろん、共有するのは仕事に関わる部分のみです。
個人のプライベートな予定まで共有したら、その時点で超ブラック企業なのは言うまでもありません。

7.多様な勤務制度を採り入れ数値目標を立てる

  • 短時間勤務制度
  • 男性への育休支援
  • 子育て中の人への在宅勤務支援

など、通常の(残業アリの)フルタイム勤務以外の勤務制度を積極的に取り入れて、数値目標を立てる(男性は○%育休を取る)と、時短につながります。

残業を前提としない(しないことが大手を振って許される)制度を積極的にアピールできれば、「○○さんは時短勤務でも評価されている」→「だらだら仕事していても評価にはつながらない」とマインドセットが変わり、意識改革につながります。

残業時間が少なく、オンオフがしっかりしている会社の多くは、多様な勤務制度を採用しています。

「これ以外の働き方がある」という意識が、「働き方を変えてもいい」→「積極的に時短をして早く帰ろう」という意識改革にプラスに働くのです。

8.会議は日中に行い、時間を決めてその時間で終える

ブラック企業に多いのが、会議が終業後に始まり(この時点で残業)、客への応対がないのでエンドレスに深夜まで続くということです。サービス残業のことも多く、社員のやる気をそいで疲弊させてしまいます。

会議は日中に行い、1時間なら1時間と決めることで「(顧客対応のため)早く終えねば」という圧力につながります。もっと言うと11時~12時にしてしまえば、昼食時間になるので、その場の「早く終わらせたい」圧力が高まるはずです。

最初はこうやって「会議を長引かせない空気、圧力」を醸成することで、そのうち会議に対してのマインドが変わってくるはずです。こうなれば時短のマインドセットは完遂します。

これらのマインドセットは、個人向けのものであれば明日からでも実践できます。また、難しくありませんし、昼寝以外は誰にも迷惑は掛かりません(昼寝も自席ならば迷惑はないはずですが・・)。

クセとして定着すれば、マインドセットが変わり「仕事のパラダイム」が転換するはずです。

マインドセットテクニックは流行があり真実を見つける眼が必要!

マインドセットは怪しくない!

「マインドセット」という言葉から「意識高い系」をイメージして、「なんとなくとっつきにくい」「うさんくさい」と思う人も多いでしょう。

実際に本屋に行くと、山のように「そういう本」が並んでいます。

『○○の思考』
『△△の習慣』
『超▽▽術』
『▼▼の極意』
『●●ver.3.0』
「外国の知らない人のマインドセットの著書を訳した本」

※実際にamazonにも「マインドセット」で検索すると
3000件以上ヒットします

怪しい自己啓発系の書籍などもあり、「アジェンダをアサーションしてアサーティブする」的なノリについていけない人もいます。テクニック系のコンテンツは移り変わりがあります。

要は「マインドセット」という単語で避けてしまいがちなのですが、実際には普遍的通じる思考のクセであり、怪しさ満載の「バッタもの」に惑わされずに、流行ではなく、自分のワークライフバランスやキャリアアップのために、今回取り上げたマインドセットを実行してみてください。

ここで書いたものは、洗脳とか催眠とは程遠い意識改革だとお分かりいただけるはずです。
流行でかわるマインドセットは本当の思考のクセではないかもしれませんね。

一生使える仕事で時短する為に思い出したいマインドセット まとめ

まとめ

  • 「マインドセット」とは「思考や考え方のクセ」である
  • 知らない間に個人のあるいは組織のマインドセットにとらわれている
  • 時短して仕事以外の時間を確保するためにはマインドセットの取り換えや新しいマインドセットを身につけるのが不可欠
  • 個人向けのマインドセットと組織で取り組むマインドセットがある
  • 個人向けマインドセットは明日からでも実行したい
  • 具体的には「物を捨てる」「机をきれいにする」「その日のタスクを書く」「昼寝、仮眠の活用」などで時短効果が期待できる
  • 自己啓発系マインドセットは流行もので廃れるし、自己啓発系には引っかからないようにする

こちらの記事も読まれています