退職証明書とは?書き方と記入例から請求・発行方法までステップナビ

 

退職証明書の解説ヘッダー

退職証明書とは

  • 退職証明書とは会社を退職したことを証明する書類
  • 退職証明書は元の勤務先に請求して発行してもらう事ができる
  • 退職証明書と離職票・離職証明書はそれぞれ全く違う
転職するなら「退職証明書」が必要になるかもって聞いたんだけど、
それって何?どうやったら手に入るの?

退職証明書とは会社を退職したことを証明する書類のこと。

転職先から提出を求められた場合や保険の切り替え時に必要になることもあります。

\↓ 記事の途中に移動します ↓/

どうしても分からない場合は退職代行サービスに相談するのも一つの方法です。

退職証明書とは?

退職証明書

最初にもお伝えしましたが、「退職証明書」とはみなさんが会社を退職したことを証明する書類です。
  • 退職証明書は「公的書類」ではなく「私的書類」
  • 退職証明書は申請さえすれば必ず発行してもらえる
  • 企業は退職証明書に離職者が請求した項目以外は記入してはいけない

退職証明書は「公的書類」ではなく「私的書類」

退職証明書は必ずしも必要と言うわけではありません。しかし転職先の企業から提出を求められることがありますので、そういう場合に前の勤務先に請求して発行してもらいます。

行政が発行する「公的書類」ではなく、企業が発行する「私的書類」になります。

ただし、後に書きますが離職票の代わりにもなるため準公的書類という位置づけです。

退職証明書がもらえないことはあるの?

企業は※「労働基準法第22条第1項」で定められたとおり、どんな場合でも退職証明書を発行しなければならない決まりがあります。

退職者が請求したら、企業側は必ずその要求に答える義務があるのです。(但し発行の期限は退職後2年間なので注意)

労働基準法22条1項

第22条 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

退職証明書の記載事項について

企業が退職証明書で証明しなければならない記載事項は5つあります。
ただし退職証明書に記載するのは記載事項5つのうち退職者が「希望する項目のみ」になります。
※会社側の判断で勝手に書き加えることはできません。

※「企業は退職証明書に離職者が請求した事項以外は記入してはいけない」と決まっています。

労働基準法22条3項4項
前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。

5つの記載事項とは

  1. 雇用期間
  2. 業務の種類
  3. その事業における地位
  4. 賃金(年収、月収どちらでのOK。転職先の指示がある場合それに従う)
  5. 退職事由(退職の事由が「解雇」の場合は、その理由も含む)

退職証明書の発行を前の会社に依頼する際には、どの項目を載せるのか指定してください。
転職先の会社から「これを載せて」と指定がある場合はそれに従います。
もちろん、5項目全部記載したものを受け取っても構いません。

退職証明書・離職票・離職証明書との違い

「あれ?自分は請求しなくても退職の書類もらったよ」と思っている方、それは退職証明書ではなくて「離職票」ではないですか?

退職証明書
  • 必要に応じて辞める人が会社に請求(提出先:主に次の職場など)
  • 退職証明書には定められた書式・フォーマットはない
離職票必要に応じて失業手当をもらうためにハローワークに提出する(開業する人などは発行しなくてもいい)
離職証明書退職時に会社がハローワークに提出する書類

 

退職証明書に定められたフォーマットはなく各企業が発行するもの

退職証明書には離職票のような指定のフォーマットが無く、書き方の決まりも特にありません。

辞める会社に申請して発行してもらうので、その会社によって書式は違うでしょう。

厚生労働省や東京都労働局に退職証明書のフォーマットがありますが、それに従う必要はなく、先ほどご紹介した5つ(ないし退職者が指定した)項目の記載があれば大丈夫です。

退職証明書の公的なフォーマットはこちら

特に決まったフォーマットはないというものの、目安のため厚生労働省が公開しているフォーマットの例があります。

ご参考にどうぞ。
退職事由に係るモデル退職証明書|厚生労働省

また、ネット上で検索したテンプレートを使用しても構いません。
WordでもExcelでもどちらでも大丈夫です。

退職証明書の書き方・記入例は?

退職証明書の記入例を以下に貼っておきます。
こちらを参考にイメージしてみてください。
退職証明書サンプル

退職理由に迷ったら選択式のフォーマットを

退職理由は選択式のものもある
退職理由の部分が選択式になっているフォーマットもあります。退職理由に迷った場合は選択式のものを選ぶとよいでしょう。

手書きでもいいの?

退職証明書は社印の押印と形式が整っていれば手書きでも構いません。

離職票はハローワークに提出して失業手当をもらうためのもの

これは、退職後ハローワークに提出して、雇用保険(失業手当)の失業給付を受給するために必要な書類です。
今まで勤務していた会社が、雇用保険喪失と同時に職業安定所長に申請して交付をうけ、退職者に送付する書類なんだよ!

離職票はこちらです。

離職票

離職票

離職票のフォーマットは全国統一で、用紙に人事が手書きで記入し捺印して、辞めた人に渡すことが多いんです。

⇒※離職票の詳細はこちらの記事で

「離職証明書」を退職者が見る機会はない

離職証明書

なお、退職証明書や離職票とは別の書類に「離職証明書」というものがあります。

こちらは、離職票を会社が発行する前に、会社→ハローワークに提出し、ハローワークの方で、退職者を雇用保険から脱退させるために使われます。

離職証明書は、退職される人が目にすることがない書類と言えるでしょう。

上記を見ればわかりますが、離職票や離職証明書と違って、退職証明書の発行について直接ハローワークは関係ありません。

退職証明書の提出が必要なケース

それではどういうケースに退職証明書が必要になるのでしょうか?
「離職票はもらったけれども、退職証明書はもらっていない」という人もかなりいます。

前述したように、全員がもらうわけではなく必要な人が会社に請求する形になります。

1.転職先の企業から提出を求められるケース

退職証明書
転職先の企業方針にもいろいろあって、中には履歴書や面接の内容が本当に真実かどうか確認を取ろうとする会社もあります。

面接で話したことを信じていないのか?と嫌な気持ちになるかもしれませんが、そういう求めがあれば応じざるを得ません。

・退職証明書に記載してある前職場の勤務期間などの自己申告が本当なのか
・退職理由は自己都合なのか会社都合なのか

など正式な証明書をもって確認すべき、という価値観が特に古い会社にはあるようです。

採用関連で以前トラブルがあった企業などは、退職証明書を提出させることもあります。

2.離職票が手元になく、公的手続きが必要な場合

離職票

前の会社とハローワークとのやり取りが手間取り、本来は退職日から10日以内に発行されるべき離職票が送られてこないというケースです。

健康保険の切り替え(社会保険→国民健康保険)やハローワークでの失業手当受給の手続きに間に合わない場合、退職証明書があれば、離職票の代わりになります。

どちらも「退職したことを公的に証明する書類」ですので大丈夫です。

離職票はハローワークとのやり取りが必要で時間がかかりますが、退職証明書はその会社だけで発行できるので、時間はかからないはずです。

退職証明書発行の手続きはいつ請求すればいい?

退職証明書発行を請求するタイミングの流れを図解

在職中なら人事に退職証明書発行を請求する

在職していて、転職が決まり退職する人は、在職中に人事に伝えましょう。
退職願、退職届を出した後ならばいつ申し出てもいいでしょう。
逆に、退職日ぎりぎりで申し込むと、人事が混乱するかもしれませんね。

退職証明書の申し込み方法については、社内の規定に従ってください。

退職している人は退職2年以内に請求を

退職証明書の発行は、退職者から請求された場合、企業の「義務」になりますが、その義務は退職日から2年以内となっています。

つまり、2年経過後に退職証明書の発行をお願いしても、断られる可能性があります(もちろん、発行してもいいので発行してくれる会社もあります)。

退職から転職まで2年以上のブランクがある人は、転職先企業に事前に退職証明書の発行義務期間を過ぎていることを相談しておきましょう。

とりあえず辞める時にもらっておくのもあり

前の会社を辞める時に、転職先がまだ決まっていなかったり、自分で開業予定だったりする場合も、念のため退職証明書をもらっておくと、時間が経過して前の会社に退職証明書を請求する気まずさがありません。

退職証明書には「有効期限」がないので、もらっておいて損はありません。

パートやアルバイトの人も退職証明書はもらえる

退職証明書は正社員だけではなく、パートやアルバイトの人も発行してもらうことができます。
特に正社員として転職する場合は、転職先から提出を求められるかもしれないので、事前に用意しておきましょう。

退職証明書についての説明は以上になります。
発行してもらっておけば、助かることもあるので、ついでに辞める時に請求しておいてもいいでしょう。
これは、辞める労働者の権利ですので、会社におもねる必要はありません。堂々と請求してください。

退職証明書についてのまとめ

まとめ

  • 退職証明書は前職を辞めたことを証明する書類
  • 「離職票」や「離職証明書」とは異なる
  • 雇用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職事由の5つの事項のうち退職者が指定する項目のみを記載する
  • 会社が発行するものでハローワークは関係ない
  • 退職日から2年以内が「発行義務」がある
  • 転職先から提出を求められることがある
  • 離職票が間に合わない場合に「退職を証明する書類」として代替できる
  • 指定されたフォーマットやテンプレートはなく、会社が独自に発行する
  • 退職時には必要がない人ももらっておいた方がよい
  • パートやアルバイトの人も発行OK
  • 辞める前に人事に発行してもらうようお願いするとよい

この他、退職時に知っておくとためになる知識をこちらのカテゴリーにまとめています

⇒退職から内定・転職後までの流れ

⇒転職に関するあらゆる情報はこちら