仕事を早く終わらせるには、単に仕事を早く切り上げればよいというわけではありません。人はどうしても楽な方向、つまり「だらだら残業」に流れがちです。
本気で仕事を早く終わらせられる人になるには、小手先のテクニックより先に、「マインドセット」という考え方を意識して、時短につながる思考の習慣を身につけることが大切です。マインドセットが自分の中に根付けば、意識しなくても習慣として効率よく仕事ができるようになります。
この記事では、「マインドセットとは何か」をわかりやすく説明したうえで、仕事で生涯使える8つのマインドセット、身につけるための具体的な方法、よくある誤解を紹介します。
この記事でわかること
- 意外と意識しないまま、時間を浪費するマインドセットにとらわれていること
- 時短のマインドセットを身につけるのは、それほど難しくないこと
- 個人ですぐに実践できるマインドセットも多いこと
- 「マインドセット」という言葉にひるまなくてよい、簡単な概念だということ
マインドセットとは？仕事で一生涯使える考え方
まず「マインドセットとは何？」という疑問に簡単に答えます。
マインドセットとは、簡単にいうと「人間の思考、考え方のクセ」です。「心のあり方」「物事のとらえ方の型」と言い換えてもよいでしょう。難しい概念ではありません。
辞書的には「経験、教育、先入観などから形成される思考様式、心理状態。暗黙の了解事項、思い込み（パラダイム）、価値観、信念など」と定義されます。個人のマインドセットもあれば、組織のマインドセットもあります。
身近な例として、長時間残業が絶えない職場を考えてみましょう。
- 「残業するほど評価がよくなるから、自分は残って仕事する」→ 個人のマインドセット
- 「仕事は夜遅くまでみんなで残ってするものだ」という空気 → 組織のマインドセット
個人の能力やスキルが上がり、今ある仕事を定時までに片づけられるようになっても、残業するマインドセットが変わらなければ、「ほかにできる仕事があるはずだ」（個人）、「仕事が足りないのかな、もっと振ろう」（組織）となり、結局残業する文化が続きます。
残業を本気で減らすには、「残業のマインドセット」から「時短のマインドセット」に切り替える必要があります。
今のままでは変われないなら、前向きで成長できるマインドセットを意識的に取り入れていくことが大切です。
「成長マインドセット」と「固定マインドセット」
マインドセットという言葉を広めたのは、スタンフォード大学の心理学者キャロル・ドゥエックです。ドゥエックは、人の考え方を次の2つに分けました。
| 成長マインドセット（growth mindset） | 固定マインドセット（fixed mindset） | |
|---|---|---|
| 能力のとらえ方 | 能力は努力や経験で伸ばせる | 能力は生まれつき決まっている |
| 失敗への反応 | 学びの機会ととらえる | 自分の限界の証拠ととらえ、避けようとする |
| 課題への姿勢 | 難しい課題に挑戦する | できそうなことだけ選ぶ |
| 他人の成功 | 刺激やヒントにする | 脅威に感じる |
仕事の時短にも、この考え方は当てはまります。「自分は要領が悪いから残業は仕方ない」は固定マインドセット、「仕事の進め方を変えれば早く終わる」は成長マインドセットです。この記事で紹介する8つのマインドセットは、すべて後者の考え方にもとづいています。
誤って定着したマインドセットも存在する
ちなみに、次のような言葉も立派なマインドセットです。
- 「ぜいたくは敵だ」
- 「大きいことはいいことだ」
- 「お客様は神様です」
「大きいことはいいことだ」はお菓子のCMのキャッチコピーだったのが、いつの間にか高度成長期の価値観として共有されました。「お客様は神様です」は本来の意味（芸を神前で披露するような心構え）から離れ、「客に逆らわず最大のサービスを」という意味に変わり、今ではカスタマーハラスメントの一因ともいわれます。
マインドセットを軽く見ていると、無意識のうちに自分たちの価値観が作られてしまうのです。だからこそ、どんなマインドセットを持つかは、自分で選ぶ必要があります。
時短のマインドセットを妨げる3つの思い込み
| 思い込み | 実際は | 切り替え方 |
|---|---|---|
| 「長く働くほど評価される」 | 評価されるのは成果。残業の多さは「段取りが悪い」と見られることもある | 「定時までに何を終えたか」で自分を評価する |
| 「自分がやらないと回らない」 | 属人化はチームにとってリスク。共有すれば周囲も助けてくれる | 「誰でもできる状態にする」ことを仕事の一部と考える |
| 「完璧にしてから出す」 | 8割の完成度で早く出し、修正したほうが結果的に早い | 「まず出して、直す」を基本にする |
仕事で生涯使えるマインドセット8選
個人でできるマインドセット
1．「必要かも」と思う書類はあえて捨てる
「この書類はいつか使うかもしれない」「また見るかもしれない」と取っておき、机上やファイルケースに書類がたまっているケースがあります。
「また見るかもしれない」ものの多くは、「もう見なくても済むもの」です。積極的に捨てていかないと、「また見るかもしれない」が「この仕事はしておいたほうがいいかもしれない」になり、「もう少し残って残業したほうがいいかもしれない」になります。
「絶対に必要」なもの以外を捨てることで、「かも」を減らし、不要な仕事を考える余地そのものを消して、時短につなげられます。紙だけでなく、PCのデスクトップやメールの受信箱も同じです。「あとで読む」フォルダにたまったメールは、ほとんど読み返されません。
2．机上に書類を置かず、きれいにして帰る
仕事ができて早く帰る人の机には、電話とパソコンしかない、という光景は多くの職場で見られます。1の断捨離ができていて、使わない書類を持たないから、机上に物をためずに帰れるのです。
必要なものをわかりやすく収納できると、必要なときにすぐ情報を取り出せて時短につながります。逆に、机上が資料の山になっている人は、必要なものを探すのに時間がかかり、何が無駄で何が必要か判断できていないことが多く、結果として無駄な残業も増えがちです。
意識的に机の上をきれいにするマインドセットができれば、自然と無駄な仕事を抱えなくなります。
3．なるべく多くの社員と、不利な情報も共有する
仕事が属人的になるほど「この仕事は自分にしかできない」と抱え込み、残業してでも自分だけで片づけようとしてしまいます。「余人をもって代えがたい」仕事は皆無ではありませんが、それほど多くもありません。
一人で抱え込むと、ミスをしたときの隠蔽や発覚の遅れにもつながります。不利な情報も含めて、メールのCCやチャットのグループに上司や同僚を入れるなどして共有すれば、責任も分担可能です。「みんなでこの問題を解決しよう」という姿勢が、結果的に集中的な取り組みを促し、時短につながります。
4．その日のタスクを書き出す（付箋の活用）
前日帰るときに、翌日のタスクを付箋に書いて机に貼って帰る。翌日は付箋を見て順番に片づけ、終わったら付箋をはがして捨てる。この習慣は、「今日は何をすればいいか」を考える時間を省き、やるべき仕事をスマートに片づけられます。
全部の付箋をはがした時点で、その日の「must」の仕事は終了。あとは翌日のタスクを書き、定時までの余った時間で中長期的な仕事を進められます。短期の仕事と中長期の仕事が明確になり、進め方に無駄がなくなります。
タスク管理アプリでも構いませんが、付箋は常に視界に入るので「やらなければならない今日の仕事」を認識しやすいという利点があります。アナログのよさも活用しましょう。
5．「昼寝」「仮眠」の習慣をつける
ベッドで寝るわけにはいきませんが、昼食後に15〜20分程度、自席で目を閉じて伏せるだけでも効果があります。
人間の体内リズムの関係で、昼ごろには脳に疲労物質がたまり、仕事の効率が落ちます。短い仮眠を取ることで大脳の疲労が解消され、集中力が戻り、気分も安定して午後のパフォーマンスが向上するでしょう。昼食後は体内リズムの関係で眠くなりやすい時間帯なので、眠気を我慢するより短時間眠ってしまうほうが、その後すっきり働けます。
実際に眠れなくても、静かな環境で視界を遮り、リラックスした姿勢を取るだけでも効果があります。堂々と仮眠を取るくらいのマインドセットを身につけると、午後の仕事がはかどり、時短につながるはずです。近年は「パワーナップ」として仮眠を推奨する企業も増えています。
※参考文献：岡田隆・廣中直行・宮森孝史『生理心理学』サイエンス社、2016年、201〜226頁。
組織でできるマインドセット
6．スケジュールを部内で共有する「見える化」
誰が何をしているかわからないから、気を使って帰れない、ということがあります。徹底した「見える化」で各自の仕事をすぐわかるようにし、無駄な時間を減らしましょう。
もちろん、共有するのは仕事に関わる部分だけです。個人のプライベートな予定まで共有させる職場は、その時点で問題があります。
7．多様な勤務制度を取り入れ、数値目標を立てる
- 短時間勤務制度
- 男性の育児休業の取得支援
- 子育て中・介護中の人へのテレワーク支援
- フレックスタイム制
通常の（残業ありの）フルタイム勤務以外の制度を積極的に取り入れ、「男性の育休取得率◯％」などの数値目標を立てると、時短につながります。
残業を前提としない働き方が堂々と認められる制度があると、「◯◯さんは時短勤務でも評価されている」→「だらだら仕事をしても評価にはつながらない」とマインドセットが変わり、意識改革が進みます。残業が少なくオンオフのはっきりしている会社の多くは、多様な勤務制度を採用しています。「これ以外の働き方がある」という意識が、「働き方を変えてもいい」→「積極的に時短して早く帰ろう」という意識改革にプラスに働くのです。
8．会議は日中に行い、時間を決めてその時間で終える
労働環境の厳しい会社に多いのが、会議が終業後に始まり（この時点で残業）、顧客対応がないため深夜まで続くというパターンです。サービス残業になることも多く、社員のやる気をそいで疲弊させます。
会議は日中に行い、「1時間なら1時間」と決めることで、「顧客対応のため早く終えなければ」という適度な圧力が生まれます。11〜12時に設定すれば昼食時間が迫るので、「早く終わらせたい」圧力はさらに高まります。
最初は「会議を長引かせない空気」をつくることから始め、そのうち会議に対するマインドが変わってくれば、時短のマインドセットは完成です。
これらのマインドセットのうち、個人向けのものは明日からでも実践できます。難しくありませんし、昼寝以外は誰にも迷惑をかけません（昼寝も自席なら迷惑にはならないはずです）。クセとして定着すれば、マインドセットが変わり、「仕事のパラダイム」が転換します。
テレワーク時代のマインドセット
在宅勤務やハイブリッド勤務が広がり、「職場にいる時間」で評価されにくくなった分、時短のマインドセットはますます重要になっています。テレワークでは次の点を意識しましょう。
- 始業・終業の区切りをつくる：机を片づける、PCを閉じるなど、終業の儀式を決める
- 進捗を自分から見える化する：チャットで「今日やること」「終わったこと」を共有する
- オンライン会議も時間を決める：対面より疲れやすいので、30分・45分単位で設定する
- 仮眠や休憩を遠慮しない：自宅なら昼寝はしやすい。午後の集中力のために活用する
「見られていないからだらだらする」のも、「見られていないから休めない」のも、どちらもマインドセットの問題です。成果で評価される働き方に合わせて、自分の型を更新していきましょう。
マインドセットを身につける3つのステップ
マインドセットは「知っている」だけでは変わりません。習慣になるまで、次の3ステップで定着させましょう。
- 今の自分のクセに気づく：「なぜ今日は残業したのか」を1週間メモする。「念のため」「断れなかった」「会議が長引いた」など、理由にパターンが見えてくる
- 小さく始める：8つのうち1つだけを選び、2週間続ける。たとえば「帰る前に机の上を片づける」だけでよい
- 結果を記録して次に進む：退勤時刻や残業時間の変化を記録し、効果を実感できたら次のマインドセットを追加する
習慣は、一般に数週間から2か月程度で定着するといわれます。途中でできない日があっても、やめずに翌日から再開すれば問題ありません。一度にすべてを変えようとせず、一つずつ積み重ねるのが近道です。
マインドセットを「組織」に広げるには
個人で成果が出たら、次は周囲に広げる番です。押しつけるのではなく、次のような形で自然に広がる仕組みをつくるのが効果的です。
- 自分の退勤時刻と成果を隠さない（「早く帰っても結果が出る」を見せる）
- 会議の時間短縮や見える化を、「試しに1か月だけ」と期間限定で提案する
- うまくいった方法を朝礼やチャットで共有し、やりたい人が真似できるようにする
- 上司には「残業代の削減」「ミスの減少」など、組織のメリットで説明する
1週間で試せる「時短マインドセット」チェックリスト
- 月曜：机の上とPCのデスクトップを片づける（5分）
- 火曜：帰る前に翌日のタスクを付箋に3つ書く
- 水曜：昼食後に15分、目を閉じて休む
- 木曜：抱えている案件を1つ、上司か同僚に共有する
- 金曜：今週の退勤時刻を振り返り、残業の理由を書き出す
1週間試して、「残業が減った」「午後の集中力が上がった」など小さな変化があれば、それがマインドセットが動き始めたサインです。
マインドセットに関する架空のケース
ケース1：付箋のタスク管理で残業が月20時間減ったAさん（架空）
架空のAさん（29歳・営業事務）は、毎朝「今日は何をするか」を考えるところから始めていました。前日に翌日のタスクを付箋に書く習慣を取り入れたところ、朝の立ち上がりが早くなり、「念のため」で残っていた作業も減って、残業が月35時間から15時間に減りました。
ケース2：会議を午前に移して部署全体の残業が減ったBさんの部署（架空）
架空のBさん（42歳・課長）の部署では、週1回の定例会議が18時からで、毎回2時間近くかかっていました。会議を11時開始・1時間厳守に変えたところ、議題の絞り込みが進み、会議時間は45分に。部署全体の残業時間も月平均で1割以上減りました。
ケース3：「完璧主義」をやめて資料作成が半分の時間になったCさん（架空）
架空のCさん（35歳・企画）は、提案資料を完璧に仕上げてから上司に見せる習慣があり、何度も作り直しで深夜まで残ることがありました。「まず骨子だけ見せて方向性を確認する」方式に変えたところ、手戻りがなくなり、資料作成にかかる時間は半分以下に。「完璧にしてから出す」という固定マインドセットが、時間を奪っていたことに気づいたそうです。
マインドセットは流行があるので定期的に更新しよう
「マインドセット」という言葉から「意識高い系」を連想し、「とっつきにくい」「うさんくさい」と感じる人も多いでしょう。実際、書店には次のような本が山ほど並んでいます。
- 『◯◯の思考』
- 『△△の習慣』
- 『超▽▽術』
- 『▼▼の極意』
- 『●●ver.3.0』
- 海外の著者のマインドセット本の翻訳
※Amazonで「マインドセット」を検索すると数千件がヒットします。
中には自己啓発色の強い本や、カタカナ語ばかりでついていけないものもあり、テクニック系の内容は流行り廃りがあります。「マインドセット」という単語で避けてしまいがちですが、実際には普遍的に通じる「思考のクセ」のことです。怪しいものに惑わされず、流行ではなく自分のワークライフバランスやキャリアのために、この記事で取り上げたマインドセットを実行してみてください。
ここで書いたものは、洗脳や催眠とは程遠い、ごく実務的な意識改革だとわかっていただけるはずです。流行で変わるマインドセットは、本当の思考のクセではないのかもしれません。
転職や就職活動でも使えるマインドセット
この記事のマインドセットは、残業を減らすだけでなく、転職活動や新しい職場でも役に立ちます。
- 「必要かも」を捨てる：応募先を絞り込み、「念のため」の応募で消耗しない
- 情報を共有する：転職エージェントや信頼できる人に状況を話し、一人で抱え込まない
- タスクを書き出す：書類作成、企業研究、面接準備を日ごとに分けて進める
- 成長マインドセット：不採用を「自分の限界」ではなく「次に活かす情報」ととらえる
面接で「仕事の進め方で意識していること」を聞かれたとき、この記事のマインドセットを自分の言葉で話せると、仕事の効率を考えられる人だという印象につながります。
マインドセットに関するよくある質問
マインドセットと「モチベーション」は違う？
違います。モチベーションは「やる気」で、日によって上下します。マインドセットは「物事のとらえ方の型」で、一度定着すると安定して行動に影響を与えるものです。やる気に頼らず仕事を進めるには、マインドセットを整えるほうが効果的です。
固定マインドセットの上司がいる職場ではどうすればいい？
組織のマインドセットを一人で変えるのは難しいので、まず個人でできる1〜5を実践し、自分の残業を減らすことから始めましょう。成果が出れば、「あの人は早く帰っても結果を出している」という事実が、上司を含めた周囲のマインドセットを少しずつ動かします。
マインドセットを変えるのに年齢は関係ある？
関係ありません。ドゥエックの研究でも、成長マインドセットは年齢にかかわらず身につけられるとされています。長年のクセほど変えるのに時間はかかりますが、小さな行動から始めれば何歳からでも変えられます。
マインドセットを変えても残業が減らないときは？
個人のマインドセットを変えても残業が減らない場合、業務量そのものが過大か、組織のマインドセットが強固かのどちらかです。業務量の問題なら上司に優先順位の相談を、組織の問題なら会議や見える化の提案を試してみてください。それでも変わらなければ、残業の少ない職場に移ることも選択肢です。時間外労働には法律上の上限（原則月45時間・年360時間）があり、恒常的にそれを超える職場は、個人の努力で解決できる範囲を超えています。
マインドセットと「習慣」の違いは？
習慣は「行動の繰り返し」、マインドセットは「その行動を生む考え方」です。たとえば「机を片づけて帰る」は習慣で、「不要なものを持たないほうが仕事は早い」がマインドセットです。考え方が変われば習慣は自然と続き、習慣を続けるうちに考え方も強化されます。両方を同時に育てるのがコツです。
一生使える仕事のマインドセットまとめ
- 「マインドセット」とは「思考や考え方のクセ」のこと
- 知らない間に、個人あるいは組織のマインドセットにとらわれている
- 時短して仕事以外の時間を確保するには、マインドセットの取り換えや新しいマインドセットの習得が不可欠
- 個人でできる5つ（書類を捨てる、机を片づける、情報を共有する、タスクを書き出す、仮眠を取る）は明日から実践できる
- 組織でできる3つ（見える化、多様な勤務制度、会議のルール）は、まず自分の部署から提案する
- 一度に全部変えようとせず、1つずつ習慣にする。迷ったら「机を片づけて帰る」から